Als je in een kantooromgeving werkt, dan zul je ongetwijfeld het woord kantoorsoftware wel eens hebben horen vallen. En anders is dit een woord dat je wel eens leest in krantenartikelen of op websites die zich op IT richten. Wat betekent kantoorsoftware? In dit artikel gaan we je helpen dit woord te duiden.
Kantoorsoftware is een synoniem office software
Wat je wellicht helpt om het woord kantoorsoftware beter te begrijpen is door het woord kantoor in het Engels te vertalen. Het Engelse woord ‘office’ is weliswaar een woord dat in principe niet meer betekent dan het Nederlandse woord ‘kantoor’.
In de praktijk heeft het woord ‘office’ echter een andere betekenis gekregen. Die betekenis heeft het gekregen toen Microsoft in de jaren ’80 Microsoft Office lanceerde. Destijds was dit een revolutie. De voorgangers van Microsoft Word, bijvoorbeeld, hadden weliswaar de typemachine overbodig gemaakt, maar ze waren vaak niet handig in het gebruik. Programma’s als vi, waren berucht om hun gebruikersonvriendelijkheid. Maar ook relatief gebruikersvriendelijke programma’s als emacs legden het af tegen Microsoft Word, omdat Word gemaakt was voor de desktopomgeving van Microsoft Windows. De voorgangers van Microsoft Word, daarentegen, waren veelal alleen in MS DOS en andere Unix-achtige puur tekstuele (“command line”) interfaces als Linux, BSD en Unix servers te gebruiken.
Kantoor- of ‘Office’-software behelst ook Excel, Access en Outlook
Naast Microsoft Word, bestaat Microsoft Office ook uit andere programma’s. Excel vernieuwde ook de manier waarop spreadsheets te gebruiken waren. Al vanaf de tijd dat digitalisering alleen nog maar bestond in de vorm van grote mainframe computers, waren er al spreadsheetprogramma’s. In eerste instantie waren deze programma’s er echter vooral om grote hoeveelheden cijfers bij elkaar op te tellen of af te trekken. Verdere innovaties in de vorm van programma’s als LANPAR, APLDOT en Autoplan/Autotab gingen meer in de richting van wat we vandaag de dag als Microsoft Excel en Google Sheets kennen door het onder andere mogelijk te maken om op celniveau zaken te berekenen in plaats van alleen het optellen en aftrekken van hele kolommen en rijen, maar ook hier liet het gebruikersgemak – net als bij Microsoft Word – te wensen over. Met de introductie van Lotus 1-2-3 voor de IBM PC begonnen zaken meer richting het huidige Office landschap te gaan, maar net als bij Microsoft Word was de overgang van een tekstuele naar een desktopomgeving een belangrijke reden waarom de Office suite van Microsoft zo’n innovatie was voor veel gebruikers.
Transitie naar online (e.g., Google Drive, Microsoft Office 365)
De grote transitie die de gebruikerservaring van veel kantoor- of ‘Office’ software de afgelopen paar decennia heeft gekenmerkt is de online dimensie die eraan is toegevoegd. Waar begin jaren 2000 Microsoft Office heer en meester was op de markt voor kantoor- of ‘Office’ software en concurrenten als OpenOffice.Org weinig voet aan de grond kregen, begonnen in de daarop volgende jaren dingen snel te veranderen.
Waar de meeste mensen begin jaren 2000 nog amper van Google gehoord hadden, werd het binnen een aantal jaar de dominante zoekmachine in Nederland, België en vele andere Westerse landen. Al snel volgde Google Drive met de bijbehorende online kantoor- of Office software in de vorm van Google Docs, Google Sheets en Google Slides.
Waar Microsoft in de jaren ’80 en ’90 de innovator was, werd het al snel voorbijgestreefd door Google in de transitie naar het online domein. Net als waar de bestaande aanbieders destijds niet goed zagen dat de toekomst lag in de transitie van tekstuele (‘command line’) interfaces naar desktop (‘GUI’) interfaces, zag Microsoft nu niet snel genoeg dat de toekomst lag in de transitie naar het online werken en het opslaan van documenten in de cloud.
Inmiddels heeft Microsoft deze achterstand ingehaald met zijn Office 365 kantoorsoftware suite. Inmiddels is dit zelfs gerebrand naar Microsoft 365, wat overigens niet hetzelfde is als Windows 365. Microsoft of Office 365 is een online suite van kantoorsoftware die op abonnementsbasis werkt. In veel bedrijfsomgevingen wordt dit gebruikt omdat het meest compatible is met de bestaande Windows desktopomgevingen en de door Microsoft geleverde IT infrastructuur.
Een ander verschil tussen de kantoor- of office suite van Google ten opzichte van die van Microsoft is dat veel bedrijven voor Office 365 beheer afnemen. De Google kantoor- of office software suite is namelijk in principe in elke browser te gebruiken. Office 365 daarentegen is – zeker in een kantooromgeving – vaak een extrapuzzelstukje in de hele beheerkant die achter de Microsoft-infrastructuur past. Net als dat er voor gedeelde netwerkschijven via het SMB/Samba protocol en algeheel bestandsbeheer en voor zaken als SharePoint in de regel beheer nodig is, is dit vaak voor Office 365 ook wenselijk. En met het beheer van Office 365 en de andere Microsoft producten gaat natuurlijk ook een kostenplaatje gepaard wat het differentieert van de Google producten.
